Schallplattensammlung verwalten: Felder, Ordnung und Software

Der Moment, in dem eine Liste anfängt sich zu lohnen

Er kommt bei den meisten zwischen der achtzigsten und der hundertfünfzigsten Platte, und er kündigt sich immer gleich an: Man steht in einem Laden, hält eine Platte in der Hand und ist sich nicht sicher. Der zweite Kauf derselben Platte ist der günstigste Anlass, mit dem Erfassen anzufangen, und das teuerste Argument dagegen ist der Gedanke, es müsse vollständig sein.

Die zweite Ursache ist die Digitalisierung selbst. Sobald neben dem Regal ein Ordner mit Dateien steht, gibt es die Sammlung zweimal, und die beiden Bestände driften auseinander: Eine Platte wird verkauft, die Datei bleibt; eine Datei wird neu aufgenommen, der alte Ordner bleibt daneben liegen. Eine Liste, die beide Seiten führt, kostet wenig und verhindert genau das.

Der dritte Grund ist unangenehm und deshalb selten das Motiv: Versicherung und Erbfall. Eine Sammlung ohne Liste ist im Schadensfall ein Stapel Vinyl von unbestimmtem Wert. Eine Liste mit Katalognummern ist ein Beleg. Der Aufwand dafür entsteht ohnehin, wenn beim Digitalisieren jede Platte einmal in der Hand ist.

Was eine Liste ausdrücklich nicht leisten muss, ist Vollständigkeit ab dem ersten Tag. Eine Sammlung, von der zweihundert Platten erfasst sind und vierhundert nicht, ist bei genau diesen zweihundert schon nützlich – und die Lücke schließt sich von selbst, weil jede Platte, die man in die Hand nimmt, dabei ihren Eintrag bekommt. Der Anspruch auf Vollständigkeit ist der zuverlässigste Weg, gar nicht anzufangen.

Welche Angaben einen Eintrag brauchbar machen

Fünf Felder tragen die Liste, und sie sind schnell erklärt. Mehr Felder anzulegen ist verlockend und der häufigste Grund, warum eine Liste nach dreißig Einträgen liegen bleibt: Was bei jeder Platte ausgefüllt werden muss, muss auch bei jeder Platte nachgeschlagen werden.

Interpret und Titel sind offensichtlich und trotzdem die Stelle, an der Listen zerfallen: Einmal steht dort der Bandname, einmal der Name des Solisten, einmal beides. Wer eine Sammlung sortiert haben will, legt eine Schreibweise fest, bevor er den zwanzigsten Eintrag macht.

Das Label ist die Plattenfirma, wie sie auf dem Etikett steht. Es ist die erste Stufe der Unterscheidung zwischen Pressungen, weil dieselbe Aufnahme über die Jahre bei verschiedenen Firmen erschienen sein kann.

Die Katalognummer steht auf Etikett, Cover und oft auch im Auslauf. Sie ist das eigentliche Kennzeichen einer Veröffentlichung, und sie ist der Grund, warum zwei Platten mit identischem Cover unterschiedlich viel wert sein können.

Das Jahr ist zweimal vorhanden und wird regelmäßig verwechselt: das Jahr der Aufnahme und das der Pressung. In eine Sammlungsliste gehört das der Pressung, weil sie diese Platte beschreibt und nicht das Werk.

Dazu kommt ein Feld für den Zustand. Die Kurzschreibweise des Handels – von M für ungespielt bis P für unspielbar – ist verbreitet genug, dass jeder sie liest, und sie zwingt zu einer Einschätzung, die man beim Verkaufen ohnehin treffen muss. Getrennt bewertet werden Platte und Hülle; sie unterscheiden sich häufig um zwei Stufen.

Womit sich das führen lässt, kostenlos und ohne Bindung

Die Tabelle. Unspektakulär, kostenlos, und das einzige Format, von dem sich mit Sicherheit sagen lässt, dass es in zwanzig Jahren noch lesbar ist. Eine Spalte je Feld, eine Zeile je Platte, gespeichert als CSV. Jede spätere Software kann sie einlesen; kein Anbieter kann sie einstellen.

Die Musikverwaltung. Programme, die ohnehin die digitalisierten Dateien verwalten, führen die Sammlung nebenbei mit, weil die Metadaten in den Dateien stehen. Der Vorteil ist, dass Regal und Ordner nicht auseinanderlaufen. Der Nachteil ist, dass Platten ohne Datei in dieser Sicht nicht existieren.

Die Online-Datenbank. Für populäre Veröffentlichungen ist der Eintrag dort schon vorhanden, mit Katalognummer, Pressjahr und Matrizennummer – man sucht die eigene Pressung heraus und hakt sie ab. Das spart den größten Teil der Tipparbeit. Was man dabei aufgibt, ist die Unabhängigkeit: Die Liste liegt auf einem fremden Server, und ein Export in eine eigene Datei gehört deshalb zur Routine, nicht zum Notfallplan.

Wer eine Verwaltung sucht, die auch die Aufnahmen ordnet, findet die Programme dafür in der Übersicht der Software; wie eine Sicherung aussieht, die den Bestand überlebt, steht unter Schallplatten archivieren.

Erfassen, ohne dass es ein Projekt wird

Der Fehler, an dem die meisten Listen scheitern, ist der Anlauf: einen Nachmittag freiräumen, das ganze Regal ausleeren, nach vierzig Platten aufhören. Was funktioniert, ist das Gegenteil – erfassen, während ohnehin jede Platte einmal in der Hand ist.

Beim Digitalisieren ist das automatisch der Fall. Die Platte wird gereinigt, aufgelegt, die Seite läuft zwanzig Minuten. In dieser Zeit steht die Hülle neben dem Rechner, und die fünf Felder sind in einer Minute eingetragen. Wer die Sammlung ohnehin überspielt, bekommt die Liste geschenkt.

Die Matrizennummer ist der einzige Wert, für den man zusätzlich hinsehen muss. Sie steht in der Auslaufrille, dem glatten Ring zwischen letzter Rille und Etikett, eingeritzt oder eingestanzt, und sie ist bei schrägem Licht besser zu lesen als bei direktem. Sie zu erfassen lohnt bei allem, was potenziell eine Erstpressung ist; beim Rest kann das Feld leer bleiben.

Ein Foto der Hülle ersetzt kein Feld, macht aber Streitfälle kurz. Wer die Liste in einer Tabelle führt, legt die Bilder in einen Ordner mit derselben Katalognummer im Dateinamen – das ist der ganze Verknüpfungsaufwand.

Für den Bestand, der schon im Regal steht und nicht überspielt werden soll, hilft eine andere Reihenfolge: nicht alphabetisch vorgehen, sondern regalweise. Wer alphabetisch erfasst, zieht für jeden Eintrag eine andere Platte heraus und stellt sie zurück; wer ein Regalbrett nach dem anderen nimmt, arbeitet in der Reihenfolge, in der die Platten ohnehin stehen, und sieht sofort, wo er aufgehört hat.

Wie die Dateien danebenliegen sollten

Für die digitalisierten Seiten hat sich eine Struktur bewährt, die ohne Programm auskommt und sich von selbst sortiert: ein Ordner je Veröffentlichung, benannt nach Interpret, Jahr und Titel, darin die Dateien mit vorangestellter Titelnummer.

Der Grund für die Nummer am Anfang ist banal und wichtig: Jedes Dateisystem sortiert nach Zeichen, nicht nach Bedeutung. Ohne führende Null steht Titel 10 vor Titel 2, und bei einer Doppel-LP mit achtzehn Stücken ist die Reihenfolge der Platte dahin.

Das Jahr im Ordnernamen sorgt dafür, dass die Werke eines Interpreten in der Reihenfolge stehen, in der sie erschienen sind. Umlaute und Sonderzeichen gehören nicht in Dateinamen – nicht weil sie nicht funktionieren, sondern weil sie beim Kopieren zwischen Systemen als Erstes kaputtgehen.

Ein Punkt, der erst bei Doppelalben auffällt: Die Plattenseite gehört in den Dateinamen, nicht nur die Titelnummer. Eine Doppel-LP hat vier Seiten, und die Nummerierung beginnt auf jeder neu. Ohne die Seitenangabe stehen am Ende vier Stücke mit der Nummer eins im selben Ordner, und welches davon die Platte eröffnet, weiß nur noch das Cover.

Wer zusätzlich die Rohaufnahme behält, legt sie in einen zweiten Baum mit identischer Struktur, nicht in denselben Ordner. Rohaufnahme und fertige Datei nebeneinander sind der sicherste Weg, beim Aufräumen die falsche zu löschen. Welche Formate dabei wie viel Platz brauchen, steht unter Dateiformate für digitalisierte Schallplatten.

Herauskommen können: der Test, den jede Lösung bestehen muss

Die eine Frage, die vor jeder Software-Entscheidung steht, lautet: Wie komme ich wieder heraus? Eine Sammlungsliste ist ein Bestand, der Jahrzehnte überdauern soll, und die Programme, die sie führen, tun das selten.

Der Test ist schnell gemacht. Man legt drei Einträge an, exportiert sie und öffnet die Exportdatei in einem Texteditor. Steht dort lesbar Interpret, Titel und Katalognummer, ist alles in Ordnung. Steht dort eine Binärdatei oder ein Export, der nur Teile enthält, ist die Sammlung in dem Programm gefangen.

Derselbe Test gilt für die Audiodateien, und dort fällt er häufiger durch: Ein Programm, das die Sammlung in einer eigenen Bibliothek verwaltet, benennt Dateien beim Import gern um und verschiebt sie in eine eigene Struktur. Wer das zulässt, hat den Bestand danach in der Logik des Programms und nicht mehr in seiner eigenen. Die Einstellung dafür heißt meist „Dateien beim Hinzufügen kopieren" und gehört ausgeschaltet.

Diesen Export macht man danach regelmäßig, nicht einmal. Er gehört in dieselbe Sicherung wie die Audiodateien – eine Kopie auf einer zweiten Platte, eine außer Haus. Die Liste ist klein genug, dass sie überall mitpasst, und sie ist der Teil des Bestands, der sich am wenigsten rekonstruieren lässt: Die Musik steht notfalls noch auf der Platte, die Information, welche Pressung das war, steht nirgends sonst.

Wie der ganze Weg von der Rille bis zur gesicherten Datei aussieht, steht in der Anleitung zum Schallplatten digitalisieren.